BDO w sklepie internetowym – jak dopełnić wszystkich obowiązków?

Jeśli prowadzisz firmę to prawdopodobnie temat BDO nie jest Ci obcy. Większość przedsiębiorców ma już świadomość tego, że obowiązek wpisu do rejestru może dotyczyć również sprzedawców internetowych. Jednak w praktyce, najwięcej wątpliwości pojawia się nie w momencie objęcia obowiązkiem rejestracji, a przy dopełnieniu odpowiednich formalności.

Już wiesz, jak sprawdzić, czy Twoja działalność podlega wpisowi do BDO? Gdzie znaleźć oficjalne informacje, jak złożyć wniosek oraz jakie dane należy do tego przygotować? O czym należy pamiętać już po zarejestrowaniu firmy?

W tym poradniku przeprowadzimy Cię krok po kroku przez wszystkie wymagane formalności, a opisywane przez nas instrukcje opierają się na informacjach publikowanych przez Ministerstwo Klimatu i Środowiska oraz oficjalny system BDO. Dzięki temu masz pewność, że korzystasz z aktualnej i sprawdzonej wiedzy.

Przewodnik po artykule

Skorzystaj z poniższych odnośników, aby szybko przejść do interesującego Cię zagadnienia:

1. Jak rzetelnie sprawdzić, czy BDO dotyczy Twojej firmy?
- Czy Twoja firma jest już wpisana do BDO?
2. Jak założyć konto w systemie BDO?
3. Jak złożyć wniosek o wpis do BDO?
4. Co dalej, po uzyskaniu numeru rejestrowego?
- Aktualizacja danych
- Ewidencjonowanie odpadów
- Sprawozdania roczne
- Poziomy recyklingu i opłata produktowa
- Numer Rejestrowy BDO na dokumentach
 

Jak rzetelnie sprawdzić, czy BDO dotyczy Twojej firmy?

Jeśli nie masz pewności, czy obowiązek wpisu do rejestru dotyczy również Twojej firmy, najlepiej zweryfikować to za pomocą oficjalnych narzędzi udostępnianych przez system.

Na stronie głównej BDO znajduje się link do ankiety Sprawdź czy musisz się zarejestrować w BDO. Jest to narzędzie prowadzące przez serię pytań dotyczących rodzaju Twojej działalności, a następnie wskazuje, czy działalność może podlegać obowiązkowi wpisu do rejestru lub wymagać dokonania wpisu aktualizującego. Aktualizacja może być konieczna na przykład, gdy sklep rozszerzy działalność o sprzedaż produktów objętych nowymi obowiązkami środowiskowymi.

Należy jednak pamiętać, że jest to narzędzie wspomagające, a ostateczny obowiązek rejestru wynika z przepisów prawa. Jeżeli masz wątpliwości do jego interpretacji, warto zapoznać się z informacjami zamieszczonymi na stronie Ministerstwa Klimatu i Środowiska lub skonsultować sprawę z odpowiednim urzędem marszałkowskim. Przykładowo na stronie gov.pl znajduje się m.in. link do ustawy wskazującej podmioty objęte obowiązkiem wpisu do rejestru oraz link do rozporządzenia w sprawie rodzajów i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów.

W przypadku sprzedawców internetowych bardzo często obowiązek wpisu do rejestru wynika z wprowadzania na rynek produktów w opakowaniach. Dotyczy to nie tylko producentów, ale również tych, którzy pakują zamówienia samodzielnie.

Czy Twoja firma jest już wpisana do BDO?

Przed złożeniem nowego wniosku warto sprawdzić, czy Twoja firma nie znajduje się już w rejestrze. Mogło się tak zdarzyć na przykład w sytuacji, gdy działalność była wcześniej prowadzona przez inną osobę i obowiązek rejestracji został już dopełniony lub wpis został dokonany z urzędu przez marszałka województwa, bez składania wniosku.

Weryfikacja nie jest skomplikowana - wystarczy wyszukać w przeglądarce publiczny rejestr podmiotów BDO i wpisać dane firmy, jaką chcesz sprawdzić. Pod wyszukiwarką wyświetli się lista zarejestrowanych już przedsiębiorstw. 

Jeśli Twoja firma znajduje się już w rejestrze - nie składaj kolejnego wniosku. Jedynie w przypadku zmiany danych lub rozszerzenia działalności należy złożyć wniosek aktualizacyjny. 

Jak założyć konto w systemie BDO? 

Samo wpisanie przedsiębiorcy do rejestru nie oznacza jeszcze pełnego dostępu do systemu elektronicznego. Do wysyłania sprawozdań, prowadzenia ewidencji i składania wniosków potrzebny jest dostęp do konta użytkownika. Logowanie odbywa się za pośrednictwem strony login.gov.pl dlatego konieczne jest posiadanie jednej z poniższych metod logowania:

• profil zaufany,
• elektroniczny dowód osobisty,
• MojeID (bankowość elektroniczna).

Po pozytywnie zakończonym procesie uwierzytelnienia nastąpi automatyczne przekierowanie na stronę BDO. W większości przypadków konto użytkownika zostanie automatycznie powiązane z przedsiębiorstwem - jeśli zostało już wpisane do rejestru. Istnieją jednak sytuacje, w których konieczne jest ręczne przypisanie konta do podmiotu.

Najczęściej dotyczy to dwóch przypadków:

• wniosek o wpis został złożony przez pełnomocnika - w takiej sytuacji po dokonaniu wpisu pełnomocnik musi nadać odpowiednie uprawnienia przedsiębiorcy w systemie, przypisując go jako użytkownika nadrzędnego lub podrzędnego do danego podmiotu,
• wpis został dokonany z urzędu lub w formie papierowej (forma papierowa jest dopuszczalna tylko w specyficznym przypadku dotyczącym przedsiębiorców zagranicznych) - wtedy przy pierwszym logowaniu należy przypisać konto użytkownika do przedsiębiorstwa.

Powiązanie kont nie jest trudne - po zalogowaniu wystarczy kliknąć przycisk Przypisz konto podmiotu, a system wyświetli formularz. Do jego uzupełnienia będziesz potrzebować dziewięciocyfrowego numeru rejestrowego oraz hasła otrzymanego od urzędu marszałkowskiego po uzyskaniu wpisu do Rejestru. Po zakończonym procesie przypisania konta dane podmiotu zostaną wyświetlone na liście.
Co w przypadku, jeśli Twoja firma jeszcze nie figuruje w rejestrze?

Jak złożyć wniosek o wpis do BDO?

Jeśli po weryfikacji okaże się, że Twoja działalność podlega obowiązkowi rejestracji, należy złożyć wniosek o wpis do rejestru. Cała procedura odbywa się elektronicznie. Zaloguj się do systemu za pomocą swojego indywidualnego konta użytkownika i przygotuj niezbędne informacje. Ich zakres może się różnić w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, jednak najczęściej będą to:

• dane identyfikacyjne przedsiębiorcy,
• NIP oraz REGON,
• adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności,
• informacje o rodzaju działalności objętej wpisem,
• dane osoby uprawnionej do reprezentowania firmy,
• informacje dotyczące produktów lub opakowań wprowadzanych na rynek.

Mogą Cię dotyczyć również inne dokumenty, między innymi w przypadkach, gdy jesteś autoryzowanym przedstawicielem producenta sprzętu elektrycznego i elektronicznego, organizacją odzysku lub podmiotem wprowadzającym baterie, akumulatory lub pojazdy.

Po wysłaniu formularza wniosek trafia do odpowiedniego marszałka województwa. To właśnie urząd marszałkowski dokonuje wpisu do rejestru i nadaje numer BDO. 
Wniosek należy złożyć przed rozpoczęciem lub przed zmianą zakresu działalności wymagającej wpisu. Nie warto lekceważyć tego obowiązku, gdyż za zwłokę mogą zostać nałożone kary administracyjne.

Złożenie wniosku dla wielu przedsiębiorców wiąże się z koniecznością wniesienia opłaty rejestracyjnej, a następnie - w kolejnych latach - opłatę roczną. Warto jednak wiedzieć, że nie każdy podmiot ma obowiązek ich uiszczania, a wysokość należności zależy od skali prowadzonej działalności. Mikroprzedsiębiorcy płacą 200 zł, zarówno za wpis, jak i opłatę roczną, a pozostali przedsiębiorcy 800 zł.

Opłata roczna i rejestrowa dotyczą tylko przedsiębiorców, którzy:

• wprowadzają sprzęt elektryczny, elektroniczny, baterie i akumulatory,
• wprowadzają na terytorium kraju oleje smarowe, opony, produkty w opakowaniach,
• wprowadzają pojazdy,
• są producentem, importerem lub wewnątrzwspólnotowym nabywcą opakowań.

Wpłaca się ją na konto urzędu marszałkowskiego właściwego dla siedziby firmy lub miejsca zamieszkania. Jeżeli prowadzisz działalność podlegającą wpisowi do rejestru BDO w więcej niż jednym zakresie. jesteś zobowiązany do wpłaty jednej opłaty rejestrowej.

Co po uzyskaniu numeru BDO?

Jeśli uzyskałeś już wpis do BDO, możesz odetchnąć z ulgą - najważniejsza formalność już za Tobą. Jednak może się okazać, że nie kończą się na tym Twoje obowiązki. Faktem jest, że nie każdy podmiot jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czy składania sprawozdań. Wszystko zależy od rodzaju prowadzonej przez Ciebie działalności, dlatego po rejestracji warto poświęcić kilka chwil na przeanalizowanie wytycznych. 

Do najczęściej spotykanych obowiązków należą prowadzenie odpowiedniej ewidencji, składanie rocznych sprawozdań, aktualizowanie danych zawartych w rejestrze oraz umieszczanie numeru BDO na dokumentach związanych z prowadzoną działalnością. W kolejnych punktach omawiamy każdy z nich bardziej szczegółowo. 

Aktualizacja danych

Wpis do BDO nie jest jednorazową formalnością. W przypadku zajścia zmian danych w rejestrze należy je na bieżąco aktualizować. Dotyczy to bez wyjątku wszystkie podmioty wpisane do rejestru.
Wspomniana zmiana danych może obejmować między innymi:

• nazwę przedsiębiorstwa,
• adres siedziby lub miejsce prowadzenia działalności,
• dane kontaktowe,
• rozszerzenie lub ograniczenie zakresu działalności objętej wpisem,
• rozpoczęcie wprowadzania nowych grup produktów lub opakowań.

Aktualizacji dokonuje się elektronicznie, za pomocą odpowiedniego wniosku aktualizacyjnego dostępnego w systemie BDO. Procedurę należy wykonać najpóźniej w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana wymagająca aktualizacji.

Kiedy musisz ewidencjonować odpady?

W przepisach nie ma wprost wskazanych list branż, podmiotów czy firm, które muszą prowadzić ewidencję odpadów w BDO. Co do zasady posiadacz odpadów ma obowiązek ich ewidencjonowania, chyba że korzysta ze zwolnienia przewidzianego w ustawie lub rozporządzeniu na podstawie art. 66 ust. 5 ustawy o odpadach.

Samo pozbycie się odpadów, objętych obowiązkiem ewidencji, również wymaga pewnych formalności. W tym celu należy, w porozumieniu z firmą, która je odbiera, wypełnić elektroniczną Kartę Przekazania Odpadów. Znajdują się na niej m.in. informacje:

• kod i masa przekazywanych odpadów,
• adres firmy transportującej odpady,
• adres firmy przyjmującej odpady,
• numer rejestracyjny pojazdu, który odbiera odpady,
• data i godzina ich przekazania.

Po wystawieniu Karty Przekazania Odpadów (KPO) i przejęciu odpadów przez kolejnych uczestników procesu, należy potwierdzić w systemie wykonanie poszczególnych etapów przekazania. Dane z KPO stanowią następnie podstawę do prowadzenia Karty Ewidencji Odpadów (KEO), która służy do ewidencjonowania wytworzonych oraz przekazanych odpadów.

Niektóre firmy mogą prowadzić uproszczoną ewidencję odpadów, która obejmuje tylko KPO. Są to firmy, które:

• wytwarzają odpady niebezpieczne (do 100 kg rocznie),
• wytwarzają odpady inne niż niebezpieczne, jednak nie będące odpadami komunalnymi (do 5 ton rocznie),
• wykonują wyłącznie usługę transportu odpadów,
• władają powierzchnią ziemi, na której komunalne osady ściekowe są stosowane w rolnictwie.

Instrukcje zawierające wytyczne, jak prowadzić ewidencję odpadów, zgodnie z ustanowionym prawem znajdują się na kanale YouTube IOS-PIB

Jednak istnieją tu pewne wyjątki. Z tego obowiązku zwolnieni są między innymi wytwórcy odpadów komunalnych oraz podmioty generujące odpady nieprzekraczające limitów zezwoleń określonych w Rozporządzeniu Ministra Klimatu i Środowiska. Jako wytwórców odpadów komunalnych traktuje się osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą lub przedsiębiorców, którzy w ramach prowadzonej działalności wytwarzają jedynie odpady o składzie i charakterze odpadów komunalnych. 

❗Odpady komunalne - odpady powstające w gospodarstwach domowych oraz miejscach produkujących odpady o podobnym charakterze i składzie do odpadów z gospodarstw domowych (pełna definicja odpadów komunalnych i więcej informacji znajduje się w ustawie z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach).

Przykładowo:
✅ sklep internetowy, który przekazuje zużyte świetlówki, elektroodpady czy większe ilości odpadów opakowaniowych i jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji odpadów – może mieć obowiązek wystawienia KPO;
❌ sklep internetowy wpisany do BDO wyłącznie jako wprowadzający produkty w opakowaniach nie wystawia KPO z tego tytułu. Co więcej - może w ogóle nie prowadzić ewidencji, jeśli nie wytwarza odpadów objętych tym obowiązkiem.

Sprawdź, kto jest zwolniony z obowiązku ewidencji i jakie dokumenty i informacje są potrzebne do ewidencji odpadów. 

Czy każdy musi składać roczne sprawozdania?

Wielu przedsiębiorców, których obejmuje obowiązek ewidencjonowania, musi jeszcze pamiętać o wykonywaniu rocznych sprawozdań o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu odpadami. W dokumencie tym będą znajdować się różne dane, w zależności od tego, do jakiej kategorii przedsiębiorcy objętego obowiązkiem sprawozdawczym należysz lub jakie produkty wprowadzasz do obrotu. Szczegółowy zakres informacji, które powinny znaleźć się w rocznym sprawozdaniu znajdziesz na swoim koncie w systemie BDO.

Sprawozdania składa się elektronicznie do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy. Wykazane w sprawozdaniach dane powinny być zgodne z prowadzoną ewidencją i dokumentacją, dlatego warto na bieżąco gromadzić informacje dotyczące prowadzonej działalności.

Są oczywiście sytuacje, w których przedsiębiorca nie musi składać sprawozdań z niektórych zakresów. Dotyczy to przypadków, gdy w danym roku sprawozdawczym:

• nie wytworzono odpadów - brak konieczności składania sprawozdania o wytwarzanych odpadach, 
• odpady nie były przetwarzane przez podmiot zajmujący się tego typu działalnością - brak konieczności składania sprawozdania o przetwarzaniu odpadów, 
• podmiot w danym roku nie dokonał wprowadzenia do obrotu produktów i opakowań - brak konieczności składania sprawozdania o produktach i opakowaniach oraz o gospodarowaniu odpadami z nich powstającymi.

Przepisy nie przewidują obowiązku składania tzw. sprawozdań zerowych, czyli sprawozdań zawierających wyłącznie zerowe wartości. Zgodnie z komunikatem opublikowanym na oficjalnej stronie BDO nie trzeba składać sprawozdań w zakresach i przypadkach przytoczonych powyżej. W razie wątpliwości dotyczących indywidualnych sytuacji warto skonsultować się z właściwym urzędem marszałkowskim lub sprawdzić aktualne komunikaty BDO.

Obowiązek recyklingu opakowań i opłata produktowa

Jeśli prowadzisz sklep lub hurtownię internetową najprawdopodobniej pakujesz zamówienia do kartonów, kopert, czy foliopaków, co czyni Cię podmiotem wprowadzającym produkty w opakowaniach. Oznacza to, że poza obowiązkiem wpisu do ewidencji, przepisy wymagają również zapewnienia wymaganych poziomów recyklingu odpadów z opakowań.

Na szczęście nie oznacza to, że musisz samodzielnie przeprowadzać zbiórkę i recykling opakowań po swoich klientach. W praktyce u większości przedsiębiorców sprawdza się rozwiązanie polegające na realizacji tego obowiązku za pośrednictwem organizacji odzysku opakowań. Po zawarciu umowy organizacja przejmuje obowiązek zapewnienia wymaganych poziomów recyklingu, prowadzi odpowiednią dokumentację i dokonuje odpowiednich rozliczeń.

Przepisy dopuszczają również samodzielną realizację tego obowiązku, jednak trzeba wtedy wykazać, że osiągnęło się wymagane poziomy recyklingu dla poszczególnych rodzajów odpadów. Proces ten jest dość skomplikowany, dlatego właśnie często obowiązek ten jest zlecany organizacji odzysku opakowań.

O opłacie produktowej mówimy w momencie, kiedy wymagany poziom recyklingu dla danego rodzaju odpadów nie zostanie osiągnięty. Wówczas wylicza się ją na podstawie masy wprowadzonych na rynek opakowań, dla których przedsiębiorca nie zapewnił odzysku.

Numer rejestrowy BDO na dokumentach

Po uzyskaniu wpisu do rejestru, każdy przedsiębiorca otrzymuje indywidualny numer rejestrowy. W niektórych przypadkach musi on być umieszczany na dokumentach związanych z działalnością objętą wpisem do rejestru, takich jak faktury, paragony, umowy, sprawozdania oraz dokumenty związane z ewidencją odpadów.

Obowiązek umieszczania numeru rejestrowego na dokumentach dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców, którzy:

• wprowadzają sprzęt elektryczny, elektroniczny, baterie lub akumulatory,
• wprowadzają na terytorium kraju oleje smarowe, opony, produkty w opakowaniach,
• wprowadzają pojazdy,
• są producentem, importerem lub wewnątrzwspólnotowym nabywcą opakowań.

W razie jakichkolwiek wątpliwości, co do umieszczania numeru BDO na dokumentach, warto skonsultować się z właściwym urzędem marszałkowskim.

Mimo, że obowiązki związane z BDO mogą wydawać się skomplikowane, w praktyce wszystkie formalności można załatwić online, a szczegółowe poradniki i filmy instruktażowe znajdujące się na stronie znacząco ułatwiają cały proces. Najważniejsza jest prawidłowa weryfikacja, czy Twoja działalność podlega wpisowi do rejestru oraz czy i jakie inne obowiązki Cię dotyczą. Dzięki temu unikniesz popełnienia niepotrzebnych błędów, a co za tym idzie dokonywania korekt, wysyłania wniosków aktualizacyjnych, a w najgorszych przypadkach ponoszenia sankcji za niedopełnienie obowiązków.

Warto pamiętać, że system ewidencjonowania odpadów nie powstał po to, aby kontrolować przedsiębiorców. Jego głównym celem jest usprawnienie nadzoru nad gospodarką odpadami poprzez wprowadzenie elektronicznego systemu ewidencji zamiast papierowej dokumentacji. Dzięki temu organy kontrolne na bieżąco mogą monitorować przepływ odpadów oraz produktów i opakowań objętych przepisami. Pomaga to ograniczyć nieprawidłowości i skuteczniej przeciwdziałać nielegalnemu gospodarowaniu odpadami

Jeśli nie jesteś pewien, które obowiązki dotyczą Twojej firmy, warto skorzystać z materiałów udostępnianych przez system BDO oraz Ministerstwo Klimatu i Środowiska. Przepisy mogą z czasem ulegać zmianie, dlatego też warto śledzić oficjalne strony i komunikaty.